Серед найбільших викликів, які характеризують стійкість бізнесу, є необхідність інтеграції та підвищення рівня обізнаності на всіх рівнях організації в однорідний і функціональний спосіб.
Під «обізнаністю» ми маємо на увазі здатність персоналу розуміти основні цілі програми забезпечення безперервності бізнесу та усвідомлювати переваги, які така програма може принести їм та їхній повсякденній діяльності. Насправді, ефективна система управління безперервністю бізнесу повинна передбачати безпосереднє залучення працівників, з особливим акцентом на тих, хто задіяний у виконанні того чи іншого процесу.
Така методологія не лише підвищує загальний рівень обізнаності, але й виявляє потенційні вузькі місця або «червоні прапорці», які не можуть бути ідентифіковані на найвищому рівні організації.
Для того, щоб підвищити рівень обізнаності про безперервність бізнесу в організації, необхідно, щоб керівники вищого рівня сприяли низхідному підходу, стаючи лідерами, а також просуваючи і вірячи в ефективність програми забезпечення безперервності бізнесу.
З іншого боку, висхідний підхід, який зосереджується на індивідуальних ресурсах, також принесе відчутні вигоди.
Ще одним важливим і часто недооцінюваним моментом є сприяння здоровому діалогу та дискусійному середовищу, в якому будь-які критичні питання, підняті тими, хто керує щоденними процесами, сприймаються як точки спостереження та вдосконалення, а не просто проблеми, що не потребують подальших дій.
Занадто часто працівникам не дають можливості висловити занепокоєння, оскільки вони побоюються, що такі дії можуть мати негативні наслідки, і бояться, що їхні проблеми залишаться непочутими і не отримають жодних конкретних дій (для цього необхідний підхід «згори донизу»).
Чудовим інструментом, який можуть застосувати організації, є створення поетапних тестів, в яких після попередньо заданих вхідних даних (катастрофічний сценарій, наприклад, пожежа, землетрус, атака програми-вимагача тощо) персонал повинен подумати про потенційні рішення і стратегії для реалізації та відновлення відповідних процесів у найкоротші терміни, можливо, відповідно до цілей щодо часу відновлення, визначених під час аналізу впливу на бізнес. Це може залучити будь-яку кількість персоналу і допомогти зробити його активними учасниками програми забезпечення безперервності бізнесу.
Цитуючи книгу Нассіма Талеба «Чорний лебідь», важливо пам’ятати, що передбачити кожен окремий сценарій, який потенційно може завдати шкоди організації, і точно розрахувати його фактичний економічний вплив практично неможливо. Тому наявність персоналу, який навчений мислити проактивно і працювати в команді, може виявитися виграшною у вирішенні надзвичайних ситуацій та/або кризових ситуацій.
Додатковим інструментом, який організації можуть використовувати для збору інформації про проблеми, з якими стикається персонал у повсякденному управлінні та виконанні своїх обов’язків, є регулярне проведення опитувань, де є можливість анонімно висловити свої занепокоєння або проблеми, які не були виявлені під час аналізу впливу на бізнес.
Потім ці дані необхідно буде правильно оцінити, щоб визначити, чи слід класифікувати їх як «червоні прапорці» та/або потенційні вузькі місця, які потребують подальшого моніторингу та превентивних дій, або ж вони можуть залишитися на задньому плані.
Розглянемо, наприклад, виробничу компанію, де оператори час від часу виявляють падіння енергії на виробничій лінії. Вони недостатньо високі, щоб завдати дорогої шкоди, але, в той же час, створюють дискомфорт для тих, хто щодня взаємодіє з такою технікою. У довгостроковій перспективі такий перепад енергії може призвести до більш масштабних збитків з можливими наслідками для всього ланцюга поставок, а також до нездатності персоналу працювати з максимальною віддачею.
Використання опитувальника надасть працівникам право голосу і зробить їх більш залученими до всього процесу забезпечення безперервності бізнесу, таким чином підвищуючи ймовірність передбачення потенційних надзвичайних ситуацій та/або криз, а також підвищуючи рівень знань і розуміння цього питання.