Що таке аудит?
Види проведених аудитів
Внутрішні аудити
Сертифікаційний аудит
Наглядовий аудит
Ресертифікаційні аудити
Аудит постачальника
Намагаючись дізнатися, як пройти сертифікацію, ви напевно стикалися з різними типами аудитів – внутрішнім, сертифікаційним, наглядовим аудитом і аудитом постачальників. Можливо, вам цікаво, чи все це потрібно для отримання сертифікації, або ви можете просто заплутатися з метою кожного з них та їхніми відмінностями.
Ця стаття допоможе вам зрозуміти, що таке аудити, коли вони проводяться та хто має проводити ці аудити.
Що таке аудит?
Аудити ISO 9001 є одним із ключових компонентів для отримання сертифікату ISO 9001, а також необхідні для підтримки сертифікації.
Аудит — це заснована на доказах перевірка процесів, які впроваджуються в організації відповідно до політик і процедур, визначених у Системі управління якістю, щоб перевірити, чи відповідають вони вимогам ISO 9001. Це систематичний і задокументований процес, який виконується навчена особа, яка не залежить від процесу, що перевіряється.
Основною метою аудиту є перевірка відповідності СУЯ стандарту ISO 9001. Це допоможе вам виявити та вирішити будь-які проблеми з системою управління якістю, а також допоможе вам визначити потенційні покращення у вашій системі.
Види проведеного аудиту
Аудити відповідно до ISO 9001 можна розділити на 4 категорії:
- Внутрішній аудит
- Сертифікаційний аудит
- Наглядовий аудит
- Пересертифікаційний аудит
- Аудит постачальника
Внутрішній аудит
Внутрішній аудит проводиться всередині організації. Це означає, що організація ініціює та планує цей аудит або за допомогою персоналу своєї організації, або шляхом найму кваліфікованого внутрішнього аудитора. Це самооцінка реалізованих в організації процесів. Особа, яка проводить внутрішній аудит, має бути незалежною від функції/сфери, що перевіряється. Внутрішній аудит є обов’язковою вимогою ISO 9001, і результати повинні бути задокументовані, щоб отримати сертифікат ISO 9001. Це слід робити принаймні один раз на рік або з періодичністю, визначеною організацією.
Проведення внутрішнього аудиту перед проходженням сертифікаційного аудиту є обов’язковим. Метою внутрішнього аудиту є оцінка відповідності СУЯ вимогам ISO 9001 та усунення будь-яких невідповідностей до того, як ви підете на сертифікацію. Це забезпечить створення в організації внутрішнього механізму для перевірки вашої СУЯ на невідповідності, оцінки ефективності процесів і визначення вдосконалень процесу. Це дозволить вам виправити будь-які проблеми та переконатися, що ваша організація відповідає вимогам до того, як її перевірить зовнішній аудитор, а також допоможе вам визначити можливості вдосконалення процесів, які є основою стандарту ISO 9001. Це, у свою чергу, може допомогти вам оптимізувати процеси, щоб рухатися швидше та ефективніше.
Сертифікаційний аудит
Сертифікаційний аудит проводиться органом сертифікації або реєстратором, якого ви оберете для проведення сертифікації. Основна мета цих аудитів — перевірити вашу відповідність стандарту ISO 9001 і остаточно отримати сертифікат.
Сертифікаційні аудити проводяться в 2 етапи: етап 1 і етап 2. Етап 1 проводиться для перевірки того, що політики та процедури, які ви задокументували у своїй системі управління якістю, відповідають вимогам ISO 9001. Аудит на етапі 1 також перевіряє вашу готовність до етапу 2. Етап 1 може проводитись дистанційно зовнішнім аудитором, але етап 2 зазвичай виконується на місці. Під час 2-го етапу аудиту зовнішній аудитор відвідає ваш сайт і перевірить за документованою інформацією та співбесідами, чи відповідаєте ви всім вимогам ISO 9001. Зовнішні аудитори можуть виявляти невідповідності під час цих аудитів, і після успішного закриття цих невідповідностей ви отримуєте сертифікацію.
Наглядовий аудит
Окрім сертифікаційного, орган сертифікації також проводить наглядові аудити, щоб перевірити, чи підтримуєте ви систему управління якістю після успішної сертифікації. Зазвичай вони проводяться щорічно. Різниця між сертифікацією та наглядом полягає в тому, що нагляд, як правило, проводиться на місці за один раз, і вони не видають жодних сертифікатів після аудиту. Вони можуть повідомити про невідповідності, які вам потрібно вирішити протягом зазначеного ними часу.
Ресертифікаційні аудити
Пересертифікаційні аудити зазвичай проводяться кожні три роки. Вони схожі на сертифікаційний аудит. Після повторного сертифікаційного аудиту орган сертифікації повторно випише вам сертифікат.
Аудит постачальника
Аудит постачальника є важливою частиною процесу затвердження постачальника, який організація проводить, коли приймає нових постачальників. Ці перевірки також допомагають клієнтам постійно перевіряти своїх постачальників, щоб переконатися, що вони підтримують процеси відповідно до вимог правил і стандартів. Проведення аудитів постачальників дають виробникам або роздрібним торговцям уявлення про роботу постачальників і допомагають їм завчасно виявляти проблеми з продуктами та процесами постачальника. Ці перевірки зазвичай проводяться під час процесу вибору постачальника, коли постачальник є новим і немає достатньо даних про ефективність, або продукт, що постачається, має вирішальне значення для управління ланцюгом поставок. Це також може бути зроблено, коли постачальник працює погано або не постачає продукцію необхідної якості.
Для швидкої довідки, ось таблиця, яка містить важливу інформацію про кожен тип аудиту:
| Тип аудиту | Коли це зроблено? | Хто його проводить? | Чи обов’язкова вона для сертифікації? |
| Внутрішня ревізія | Принаймні один раз на рік або з періодичністю, визначеною організацією | Будь-який працівник організації, який пройшов підготовку та не залежить від функції, що перевіряється, або незалежний внутрішній аудитор, найнятий у консалтинговій фірмі. | Так |
| Ресертифікаційний аудит | Раз в 3 роки | Орган сертифікації | Так |
| Наглядовий аудит | Зазвичай щорічно | Орган сертифікації | Так |
| Аудит постачальника | У рамках затвердження нового постачальника або коли виявлено проблеми з роботою постачальника або відповідно до періодичності, визначеної організацією | Будь-яка організація може провести цей аудит свого постачальника або може найняти зовнішнє агентство для проведення аудиту. | Може бути зроблено залежно від критичності процесу вибору постачальника та результатів роботи постачальника. |
Аудити дають керівництву важливу інформацію про проблеми відповідності процесів і допомагають їм вживати профілактичних заходів, незалежно від того, чи проводяться вони внутрішніми або зовнішніми агентствами. Коли для проведення аудиту встановлено ефективні механізми, вони можуть допомогти організаціям визначити можливості вдосконалення процесів і допомогти досягти цілей системи управління якістю.