Перш ніж приступити до розробки системи управління якістю
Крок 1 – Призначте керівника проекту
Крок 2 – Визначте основні функції в бізнесі
Крок 3 – Документуйте бізнес-процеси
Крок 4 – Перегляньте систему відповідно до стандарту
Крок 5 – Схвалення керівництва
Крок 6 – Навчання
Крок 7 – Проведіть внутрішній аудит системи
Крок 8 – Проведіть нараду з огляду керівництва
Крок 9 – Залучіть орган сертифікації
4 принципи успішного впровадження
Перш ніж приступити до розробки системи управління якістю
Перш ніж розпочати розробку системи управління якістю, важливо переконатися, що вище керівництво повністю підтримує потребу в системі управління якістю та підтримує розробку, впровадження, постійне обслуговування та постійне вдосконалення системи.
Постійне позитивне повідомлення про систему управління якістю від керівництва до всього персоналу вплине на те, як персонал сприйме нову систему, і безпосередньо вплине на успіх впровадження системи.
Зобов’язання керівництва також мають вирішальне значення для того, щоб забезпечити виділення достатнього часу та ресурсів на розвиток, поточне обслуговування та постійне вдосконалення системи.
Під час роботи з консультантом потрібно менше ресурсів, оскільки консультант повинен розробити систему для вас.
Якщо ви вирішите розробити систему самостійно, вам потрібно виконати наступні кроки:
Крок 1 – Призначте керівника проекту
Призначте керівника проекту, який зацікавлений в управлінні якістю та має повноваження в бізнесі, щоб рухати його вперед.
В ідеалі ця особа повинна займати керівну/вищу керівну посаду в бізнесі. Це дозволить їм переконатися, що процеси, необхідні для системи управління якістю, створені, впроваджені та підтримуються, а також сприяння усвідомленню вимог клієнтів у всій організації.
Дуже важливо, щоб вони були хорошими комунікаторами та користувалися повагою колег.
Керівник проекту повинен повністю розуміти систему управління та керуватиме впровадженням, розподіляючи завдання відповідному керівництву та персоналу.
Якщо ви вирішите розробляти систему всередині компанії, ця особа також повинна мати можливість розпакувати вимоги стандарту та застосувати їх у вашому бізнесі.
Крок 2 – Визначте основні функції в бізнесі
Визначте основні функції в бізнесі та перерахуйте відповідні процеси для кожної функції.
Це формує основу структури вашої системи управління, яка має описувати, як працює ваш бізнес.
Крок 3 – Документуйте бізнес-процеси
Документуйте кожен процес, визначте обов’язки та відповідні записи. Це включає:
- етапи процесу
- хто відповідає за критичні етапи кожного процесу
- які записи зберігаються для документування прогресу в процесі
- хто їх завершує і
- де і як довго вони зберігаються та хто має до них доступ.
Попросіть керівника процесу та персонал, залучений до процесу, переглянути документацію. Дізнатися, як насправді йде робота, може бути корисно
виконується на відміну від точки зору керівництва щодо того, як це буде виконано.
Крок 4 – перевірте систему на відповідність стандарту
Задокументувавши процеси, процедури необхідно перевірити на відповідність стандарту, щоб переконатися, що всі вимоги дотримані.
Крок 5 – Схвалення керівництва
Переконайтеся, що керівництво розглядає та затверджує всю систему. Схвалення керівництва має бути задокументовано та зафіксовано для аудитора з сертифікації.
Крок 6 – Навчання
Тепер документація системи може бути офіційно передана персоналу. Персонал має бути навчений використанню документації та ознайомлений із його обов’язками щодо системи управління якістю.
Кожен повинен розуміти ті частини системи управління якістю, які мають для нього відношення. Слід розуміти переваги системи та заохочувати персонал надавати відгуки та пропозиції щодо покращення тих частин системи, які на них впливають.
Крок 7 – Проведіть внутрішній аудит системи
Після успішного впровадження системи необхідно провести внутрішній аудит системи. Внутрішній аудит є обов’язковою вимогою стандарту; Ви повинні провести принаймні один внутрішній аудит системи, перш ніж отримати сертифікат.
Метою внутрішнього аудиту є визначення того, чи робочі процеси функціонують відповідно до задокументованих процедур.
Аудитор може використовувати різні методи для отримання доказів, щоб оцінити, чи дотримується система; вони включають інтерв’ю, вибірку, інспекції та перегляд записів.
У стандарті зазначено, що особа, яка проводить аудит, повинна чітко розуміти:
- вимоги стандарту,
- вимоги підприємства щодо системи менеджменту якості та
- бути об’єктивним і неупередженим.
Існують навчальні програми щодо проведення внутрішніх аудитів.
Якщо ви розробили систему самостійно, подумайте про те, щоб запросити консультанта для проведення першого внутрішнього аудиту. Зовнішній консультант може надати вам професійний відгук щодо змісту, обсягу та реалізації системи та чи готові ви до сертифікації.
Крок 8 – Проведіть нараду з огляду керівництва
На зустрічі мають бути розглянуті результати внутрішнього аудиту, будь-які зміни в бізнесі та будь-які зміни в системі управління якістю, відгуки клієнтів та інші сфери, як зазначено в стандарті.
Крок 9 – Залучіть орган сертифікації
Залучення органу сертифікації до проведення сертифікаційного аудиту. Сертифікаційний аудит проходить у два етапи. Перший етап перевіряє, чи відповідає ваша документація вимогам стандарту. На другому етапі перевіряється дотримання бізнесом задокументованих процедур і ведення відповідних записів. Етапи можуть бути послідовними, але також можуть бути розділені певним періодом часу.
4 принципи успішної реалізації
Чотири важливі принципи, які дозволять вам успішно запровадити систему управління якістю у вашому бізнесі:
- Зробіть вашу систему простою, документуйте те, як ви вже керуєте своїм бізнесом;
- Забезпечити сильну прихильність вищого керівництва та керівництва процесу;
- Призначити відповідну людину системним координатором; і
- Залучіть до процесу весь персонал.
Розробляючи свою систему, важливо мати на увазі, що немає потреби заново винаходити спосіб роботи підприємства лише тому, що ви впроваджуєте систему управління якістю.
Так, ймовірно, будуть деякі зміни, які вам потрібно буде запровадити в бізнесі, і, можливо, є речі, які ви можете покращити, але змінити спосіб роботи — це не те, що вам потрібно робити.