Ви наполегливо працювали над впровадженням найкращих практик управління активами у свій бізнес. Але що відбувається, коли вас немає поруч або комусь потрібно позбутися активу?
Якщо ви не знаєте що робити, то у вас проблеми.
Ви можете мати найкраще програмне забезпечення для управління активами на ринку, регулярно перевіряти свої активи та відповідати нормативним вимогам вашої галузі. І все-таки все марно, якщо ви не запишете десь свої практики та політику.
Ось чому вам потрібна політика управління активами.
Політика управління активами визначає ваші принципи та найкращі практики, гарантуючи, що кожен в організації може дотримуватися їх до букви. Це також допоможе вашому бізнесу отримати сертифікат ISO.
У цій статті ми пояснимо, що таке політика управління активами, чому вона така важлива та як почати її створювати вже сьогодні.
Що таке політика управління активами?
Політика управління активами – це набір керівних принципів і цілей, пов’язаних із вашою практикою. Як ми зазначали у вступі до цієї статті, впровадження найкращих практик управління активами працює, лише якщо інші працівники знають, що вони собою представляють і чому вони важливі.
Це завдання вашої політики управління активами.
Політика управління активами може бути застосована до будь-якого типу активів — фізичних, технологічних, фінансових чи людських — і повинна визначати, як працівники ставляться до активів протягом всього життєвого циклу, від придбання до обслуговування та утилізації.
Він підкреслює, які активи охоплені (зазвичай усі), і керує прийняттям рішень. Іншими словами, прочитавши вашу політику, співробітники повинні точно знати, що робити щодо кожного активу.
Однак політика управління активами — це не просто документ, який приємно мати. Це основна вимога ISO 55001:2014.
Як написати політику управління активами
Якщо ви створюєте політику управління активами, щоб отримати сертифікат ISO 55001:2014, стандарт допоможе вам. У ньому вказано, які розділи є обов’язковими, а які необов’язковими.
Стандарт все ще є хорошим посібником, якщо ви не пройшли сертифікацію. Крім того, ви можете слідувати нашим покроковим інструкціям нижче:
Почніть із резюме
Резюме має бути коротким розділом (не більше кількох абзаців), у якому викладено головні цілі документа.
Однак пояснити критичну природу управління активами недостатньо. Щоб допомогти людям зрозуміти його важливість, ви повинні пов’язати управління активами з місією та цілями вашої компанії. Покажіть, як відмінне управління активами може допомогти вашій компанії досягти успіху та розвиватися в майбутньому — і яку роль відіграє кожен.
Визначте обсяг
Далі виділіть усі активи компанії, до яких застосовується політика, продукти та послуги компанії, до яких вони застосовуються, а також працівників.
Вам може знадобитися провести інвентаризацію активів на цьому етапі, щоб точно перерахувати активи вашої компанії. Можливо, було б гарною ідеєю зробити це, навіть якщо ви вважаєте, що маєте чудове бачення активів вашої компанії. Зрештою, ви не можете захистити активи, про які не знаєте.
На цьому етапі важливо не поспішати. Це, мабуть, найважливіша частина документа, і будь-яка двозначність тут може означати, що ваша практика управління активами не буде виконана.
Використовуйте інвентаризацію активів як можливість задокументувати якомога більше інформації про кожен актив і зберегти її у своєму програмному забезпеченні для управління активами. Це може включати кожен актив:
- Назва та місцезнаходження
- Значення
- Дата покупки
- Очікуваний життєвий цикл
- Останнє оновлення або ремонт
Опишіть свої принципи управління активами
Зараз ми приступаємо до суті документа та вашої першої можливості окреслити загальні правила та найкращі практики щодо управління активами.
Ймовірно, це буде перша сторінка, яку працівники детально прочитають, використовуючи її як схему застосування найкращих практик у своєму повсякденному житті. Переконайтеся, що ви надали релевантні приклади в результаті.
Наприклад, якщо одним із ваших принципів є інтеграція управління активами зі стратегічним плануванням, наведіть приклад того, як працівник може використовувати цей принцип, коли надсилає запит на придбання нового активу.
Ви також повинні використовувати цей розділ, щоб пояснити очікувані результати управління активами у вашій компанії. Це повинно додати трохи фарб до наведених вище пунктів і дати співробітникам зрозуміти, чому вони дотримуються ваших принципів. Якщо ви продемонструєте, що ефективне управління активами полегшить їм життя завдяки підвищенню надійності, співробітники, швидше за все, слідуватимуть вашим вказівкам.
Визначте процедури обслуговування активів
Регулярні та профілактичні процедури технічного обслуговування мають важливе значення для підтримки максимальної продуктивності ваших активів і збільшення терміну служби активів. Таким чином, частина вашої політики має описувати графік технічного обслуговування для кожного активу.
Оскільки технічне обслуговування включає регулярні перевірки та обслуговування, важливо визначити, хто відповідає за технічне обслуговування та як часто вони повинні виконувати ці процедури. Якщо це стосується звичайних співробітників і вашої команди технічного обслуговування, доцільно додати покрокові інструкції.
У цьому розділі політики слід також торкнутися того, коли ремонтувати чи замінювати активи. У життєвому циклі активу неминуче настане момент, коли обслуговування більше не має сенсу. Окресліть процес прийняття цього рішення вашою компанією — незалежно від того, базується воно на вартості ремонту чи інших, складніших розрахунках — і кого слід залучити до прийняття рішення.
Надати процедуру розпорядження активами
Визначайте, що відбувається, коли необхідно позбутися активів. Зазвичай це найбільш ресурсомістка частина життєвого циклу активу (потрібно заповнити форми, слідувати процедурам тощо); тому зазвичай це одна з найдовших частин політики управління активами.
Цей розділ також повинен містити процедури списання активів вашої компанії. Якщо йдеться про форми чи контрольні списки, додайте їх, якщо це має сенс, інакше спрямуйте читачів туди, де можна знайти ці форми.
Розкладіть обов’язки
Це ще одна важлива частина вашої політики для читачів, які не знайомі з практикою управління активами компанії. У цьому розділі має бути висвітлено, хто в компанії відповідає за які активи на кожному етапі їх життєвого циклу.
Наприклад, яких осіб, які приймають рішення, слід залучати під час купівлі активів? Які працівники чи відділи відповідають за збереження активів?
Чим більше деталей ви можете тут додати, тим краще. Очевидно, що ви не хочете, щоб окремі працівники відповідали за кожен актив, але це гарна ідея, щоб певні відділи відповідали за певні активи.
Доопрацюйте та перегляньте документ
Написавши перший проект, розішліть його серед керівників відділів та інших зацікавлених сторін для отримання відгуків. Ви також можете звернутися за порадою до нашої компанії, особливо якщо ви плануєте отримати сертифікат ISO.
Реалізуйте їхні відгуки, а потім остаточно перевірте документ. Обов’язково приділіть час обрізанню жиру. Найкраща політика управління активами є короткою, дієвою та легкою для розуміння. Мета полягає в тому, щоб співробітники знали, що їм потрібно робити, незалежно від того, хто читає вашу політику, тому ясність є ключовою.
Досягніть цього, використовуючи заголовки, підзаголовки, короткі речення та маркери, які розбивають копію. Ваш остаточний документ має бути чітким і мати розумну довжину. Попросіть співробітників прочитати копію та запитайте їх про її зміст, якщо у вас є сумніви. Ймовірно, документ занадто щільний, якщо вони не можуть відповісти на прості запитання.
Не забувайте регулярно переглядати свою політику управління активами. Цей поточний документ потрібно буде оновлювати щоразу, коли будуть придбані нові активи або зміниться базова політика.