Як впровадити систему управління якістю за 8 кроків?
Зміст
- Ознайомтеся з ISO 9001
- Складіть план
- Визначте обов’язки, політику та цілі
- Розробіть документацію
- Запустіть систему управління якістю
- Проаналізуйте свої результати
- Зареєструйтеся для проходження сертифікації
- Постійне вдосконалення
- Впровадження ISO 9001
Секрет впровадження ISO 9001 та нових бізнес-систем полягає в наступному:
- Хороше планування, і
- участь у проекті + затвердження детального плану проекту вищим керівництвом
Впровадження та сертифікація ISO 9001 – це чудовий спосіб показати своїм клієнтам, що ви прагнете надавати їм продукцію найвищої якості. Наявність сертифікату ISO 9001 є свідченням того, що ваш бізнес дотримується певних стандартів і вимог, коли справа доходить до управління якістю.
Крок перший: Ознайомтеся зі стандартом ISO 9001
Ви повинні обов’язково придбати примірник стандарту ISO 9001 і ознайомитися з його ключовими поняттями. Кожен повинен мати чітке уявлення про вимоги стандарту, вимоги до задокументованих процедур, а також про те, які документи та записи вимагаються від вас.
ISO 9001 надає структуру для основних вимог до системи управління якістю, але є гнучким, тому може підходити для всіх типів підприємств. Важливо, щоб ви розуміли, як стандарт застосовується саме до вашого бізнесу. Ця гнучкість дозволить вам виконати встановлені вимоги таким чином, щоб вони мали сенс для вашої організації.
Залучіть до процесу впровадження ISO 9001 вище керівництво
При здійсненні будь-яких значних змін у будь-якому бізнесі важливо, щоб ви та всі, хто залучений до вашого топ-менеджменту, розуміли, що саме ви намагаєтеся зробити.
Переконатися в тому, що люди у вищому керівництві розуміють, що означає ISO 9001 для вашого бізнесу і чому він впроваджується, є абсолютно необхідною умовою для того, щоб все пройшло гладко. Без повної прихильності кожного стає набагато складніше впливати на зміни в усьому бізнесі.
З’ясуйте, де ви знаходитесь
Після того, як ви залучили всіх до роботи, ви повинні проаналізувати вашу поточну систему і порівняти її зі стандартом ISO 9001. Ви повинні мати чітке уявлення про те, наскільки ви близькі або далекі від виконання вимог стандарту. Маючи ці дані, ви можете легко скласти список справ, як модифікувати існуючу систему, щоб вона відповідала вимогам стандарту.
Проведіть аналіз прогалин
Мета цього аналізу прогалин – визначити сфери у вашій компанії, які потребують змін для того, щоб відповідати вимогам стандарту.
Таким чином, ви гарантуєте, що всі, хто бере участь у впровадженні нової системи, знаходяться на одній сторінці. Перед початком наступного кроку обов’язково проконсультуйтеся з усім вищим керівництвом, щоб переконатися, що вони розуміють потребу в новій системі управління якістю і на 100% готові допомогти у її впровадженні.
Крок другий: план
Для переходу на нову систему дуже важливо мати надійний план. Коли у вас є правильні люди на роботі, процес буде набагато легшим. Ваша команда створить дієвий план, який налаштує ваш бізнес на успіх.
Визначіть команду з впровадження ISO 9001
Щоб розпочати впровадження ISO 9001, топ-менеджмент повинен прийняти рішення і створити команду з впровадження, яка очолить цей процес. Ця команда повинна складатися з менеджерів з різних сфер вашого бізнесу. Група з впровадження ISO 9001 забезпечить успіх вашого переходу на нову систему управління якістю.
Групу з впровадження ISO 9001 повинен очолювати представник керівництва, який контролюватиме всі етапи процесу впровадження ISO 9001. Ця людина повинна досконало розуміти стандарт ISO 9001. Він буде лінією зв’язку між командою з впровадження та реєстратором ISO 9001, який в кінцевому підсумку сертифікує ваш бізнес.
Представник керівництва повинен бути членом керівництва, який користується повагою і має пристрасть до управління та підтримки системи управління якістю в майбутньому.
Визначте основні та допоміжні процеси
Буде набагато легше скласти план відповідності стандартам, коли ви знаєте, які процеси у вашій організації координуються з якими вимогами. Надзвичайно корисно використовувати блок-схеми та черепашачі діаграми, щоб зрозуміти, як саме ваш бізнес потрапляє з точки А в точку Б, коли йдеться про створення нових продуктів для клієнтів.
Ви можете зробити щось складне, наприклад, використати комп’ютерне програмне забезпечення для визначення кожного кроку процесу, або ж просто наклеїти на стіну стікери. Коли ви бачите весь процес перед собою, настав час вирішити, які з пунктів є основними процесами, а які – допоміжними.
Прикладами основних процесів є такі речі, як дизайн і доставка. Це процеси, які безпосередньо сприяють отриманню клієнтом того, що він хоче. Процеси підтримки не несуть безпосередньої відповідальності за це, але допомагають основним процесам виконувати свою роботу. Це такі процеси, як навчання та технічне обслуговування.
Створіть план
Для того, щоб перехід на ISO 9001 пройшов гладко, необхідно мати структурований план. Використовуючи список завдань, створений на основі аналізу, проведеного на першому кроці, команда з впровадження повинна визначити етапи і терміни виконання робіт.
Наявність плану є ключовим фактором для своєчасного та ефективного впровадження будь-якої системи ISO. Якщо не забезпечити виконання завдань у визначений час і в контрольованих умовах, вони можуть бути відкладені і зайняти набагато більше часу.
Залучайте всіх
Коли у вас є план, настав час залучити всіх до змін. Кожна людина, яка працює у вашій організації, повинна знати, що зміни наближаються. Проведіть семінари, щоб розповісти про те, як і чому все зміниться.
Переконайтеся, що коли ви представляєте концепцію такої великої зміни, ви пояснюєте своїм працівникам, як вона вплине на них. Включіть дослідження, які підтверджують, чому впровадження ISO 9001 – це добре для бізнесу і для них самих. Повідомте їм, як може змінитися їхня робота в процесі впровадження, щоб вони були готові до цього.
Комунікація є ключовим фактором у впровадженні змін. Тримайте всіх у курсі подій, щоб у них не виникало відчуття, що їх якимось чином обходять стороною. Встановіть на дошках оголошень дисплеї, які показують прогрес, що досягається. Вислуховуйте будь-які занепокоєння чи скарги. Забезпечте, щоб усі відчували себе залученими до процесу.
Крок третій: Визначте обов’язки, політику та цілі
Політика якості у вашій компанії є невід’ємною складовою, що забезпечує досягнення цілей і зосередження на задоволенні потреб клієнтів. Ваша політика у сфері якості є одним з ключових елементів, який буде використовуватися для оцінки вашої організації при визначенні успішності вашої системи управління якістю.
Визначте свою політику та цілі у сфері якості
Не існує єдиного визначення якості, яке б застосовувалося до всіх підприємств. Ваше визначення якості має бути узгоджене з командою вищого керівництва. Воно має ґрунтуватися на ваших поточних цінностях і визначати цілі, які можна виміряти для визначення якості.
Цілі якості – це спосіб, за допомогою якого буде вимірюватися якість вашої продукції. Стандарт ISO 9001 не вимагає конкретного способу документування цілей. Ваші цілі в області якості можуть бути пов’язані з бюджетом, бізнес-планами або аналізом керівництва. Важливо, щоб ці цілі задовольняли як ваш бізнес, так і ваших клієнтів.
Після того, як ви розробили свою політику в області якості, вам необхідно ефективно донести її до всіх членів вашої організації. Не обов’язково дослівно викладати її дослівно, але переконайтеся, що вони знають, де можна знайти копію документа, якщо вона їм знадобиться.
Спробуйте скоротити ключові поняття вашої Політики у сфері якості до кількох коротких речень або жменьки ключових слів, які будуть зрозумілі працівникам на всіх рівнях. Зробіть це для кожного відділу залежно від того, яка частина Політики якості безпосередньо пов’язана з роботою, яку вони виконують. Розмістіть цю скорочену версію на дошках оголошень, щоб працівники завжди знали про неї.
Визначте нові ролі та обов’язки
У кожному підрозділі вашої організації повинні бути керівники та працівники, які безпосередньо відповідають за виконання завдань, пов’язаних з якістю, та її підтримання. Ви можете створити абсолютно нові ролі для цих людей або змінити вже існуючі посадові інструкції, включивши до них необхідні обов’язки.
У кожному відділі має бути персонал, здатний проводити аудити, вести документацію, проводити управлінські огляди та впроваджувати будь-які необхідні зміни. Переконайтеся, що люди, яких ви обираєте для виконання цих обов’язків, повністю усвідомлюють, що передбачає їхня робота і як вона пов’язана з системою управління якістю.
Крок четвертий: Розробіть документацію
Для того, щоб ваша система управління якістю була сертифікована за стандартом ISO 9001, необхідно вести документацію. Існують певні документи, які ви зобов’язані зберігати, та інші, які можуть бути просто корисними для того, щоб все працювало належним чином.
Організація та підготовка документації зазвичай здійснюється відповідно до важливості документів.
На першому місці у вас є Настанова з якості. Він включає в себе політику та цілі вашої компанії в сфері якості, а також те, як функціонує ваша система якості. У ньому міститься опис усіх процесів у вашій системі та їхньої взаємодії. Ви завжди повинні повертатися до Настанови з якості, коли впроваджуєте зміни, щоб переконатися, що всі описи процесів є актуальними.
По-друге, існують процедурні документи. У цих документах детально описані всі окремі бізнес-процеси і те, як вони функціонують. Вони покажуть, як розробляється і контролюється кожен процес, зокрема, які перевірки проводяться для того, щоб підтримувати його відповідність.
По-третє, це робочі інструкції. Це дуже специфічні документи, які детально описують необхідні інструкції, необхідні для виконання кожного завдання в рамках бізнесу.
Нарешті, у вас є ваші форми та записи. Це саме те, як вони звучать. Форми використовуються для збору інформації з метою ведення обліку. Записи необхідні для того, щоб показати, як працює ваша система управління якістю і чи відповідає вона стандартам.
Складіть список документів, які вже існують
Ваш бізнес, ймовірно, вже має велику кількість документації, що описує процеси та процедури, а також форми та записи.
Вам буде корисно скласти список усіх документів, які вже існують, і відмітити їхній поточний стан. Багато з цих документів можуть бути незавершеними або неактуальними, або в них можуть бути відсутні певні деталі, що вимагаються стандартом ISO 9001. Цей список дасть вам гарне уявлення про те, з чого почати рух вперед.
Створіть шаблони для всіх типів документів
Уся документація в рамках вашої системи управління якістю повинна бути уніфікована за стилем і форматом, щоб її було легко знайти і прочитати. Обов’язково перевірте, що повинен містити кожен тип документа, щоб ви могли включити це у свій шаблон.
Наявність готових шаблонів зробить складне завдання документування вашої системи управління якістю набагато простішим для всіх учасників процесу.
Впровадьте систему контролю документації
Необхідно, щоб уся документація, пов’язана з вашою системою управління якістю, була добре контрольованою та актуальною. Це гарантує, що ваші співробітники матимуть доступ лише до найновіших версій усіх документів.
Що повинні містити ваші документи та записи:
- Літерний код, який ідентифікує кожен тип документа, та порядковий номер
- Контроль ревізій, де кожна ревізія призводить до збільшення номера ревізії
- Історію змін, яка підсумовує всі зміни, внесені до кожного документа
- підписи осіб, які підготували та затвердили документ
- Дата версії або ревізії.
Крок п’ятий: Запуск системи управління якістю
Тепер настав час для найбільшого кроку. Ви виконали всю роботу, необхідну для підготовки вашого бізнесу до успішного переходу на ISO 9001, тепер вам залишилося лише запустити свій план. Ви почнете бачити, як зміни вступають в дію, і ви повинні бути уважними, щоб переконатися, що вони йдуть за планом.
Забезпечте навчання співробітників
Кожен співробітник має вирішальне значення для забезпечення належного функціонування вашої системи управління якістю. Настав час навчити їх усіх тим частинам системи, які є специфічними для їхньої сфери діяльності. Коли вони зрозуміють, як їхня робота впливає на систему, вони допоможуть рухати ваш бізнес у правильному напрямку.
Тренінг повинен навчати ваших співробітників:
- Процедурам, які застосовуються до їхньої роботи
- Які форми вони повинні використовувати, як їх заповнювати та обробляти
- Як знайти Політику якості і як вона пов’язана з їхньою посадою
- Як повідомляти про проблеми, щоб їх можна було виправити
- Де знайти всі відповідні документи
Завжди розпочинайте навчання, маючи план, як забезпечити кожного члена вашої команди інструментами, необхідними для ефективної роботи у вашій новій системі управління якістю.
Впроваджуйте систему управління якістю ISO 9001
Використовуйте свій структурований план, щоб почати впроваджувати систему управління якістю. Уважно стежте за кожним пунктом плану, щоб переконатися, що справа рухається вперед. Відстежуйте продуктивність процесів і розпочніть внутрішній аудит, щоб перевірити, чи виконуються всі стандартні вимоги.
Дуже важливо, щоб ваша команда з впровадження ISO 9001 виконувала поставлені завдання. Представник керівництва повинен мати під рукою контрольний список на зборах команди, щоб переглянути його разом з усіма. Будь-які проблеми, що виникають під час процесу впровадження, повинні вирішуватися якомога швидше.
Це також хороший час для того, щоб переконатися, що документація розробляється належним чином. Робочі інструкції та форми повинні бути написані в письмовій формі та доступні для працівників.
Аудит системи
Через два-три місяці після підготовки документації та початку впровадження системи управління якістю ISO 9001 слід провести внутрішній аудит, щоб виявити будь-які проблеми в рамках вашої системи управління якістю. Будь-які коригувальні заходи, які необхідно вжити, повинні бути вжиті без будь-яких затримок. За необхідності слід переглянути документацію.
Аудитори переконаються, що всі процедури належним чином впроваджені, задокументовані та зрозумілі персоналу, який їх виконує. Вони перевірять, чи відповідає система стандартним вимогам, чи є вона ефективною і чи демонструє поліпшення.
Ніколи не призначайте аудит своїм співробітникам. Вони не повинні відчувати здивування чи відчуття, що їх не залучають до всього процесу переходу. Завжди плануйте аудит заздалегідь. Повідомте всім, коли відбудеться аудит і які відділи будуть перевірені.
Крок шостий: Проаналізуйте результати своєї діяльності
Після того, як ви провели внутрішній аудит і ваша система управління якістю функціонує протягом шести місяців або близько того, вам слід проаналізувати прогрес, якого досягає ваш бізнес. Цей огляд допоможе вашій команді виявити будь-які основні проблеми та коригувальні дії, які необхідно вжити, щоб привести все у відповідність до вимог.
Проведіть управлінський огляд
Аналіз з боку керівництва – це корисний інструмент, який дасть вам точний погляд на результативність вашої системи управління якістю та будь-які проблеми, що виникли. Ви можете виявити, що необхідно внести зміни до вашої політики або цілей у сфері якості.
Ваш аналіз з боку керівництва повинен включати
- Результати аудиту
- відгуки клієнтів
- результативність процесів
- Відповідність продукції
- Статус коригувальних дій
- Подальші дії за результатами попередніх відгуків
- Зміни, які можуть вплинути на систему
- Рекомендації щодо вдосконалення системи
Маючи всю цю інформацію під рукою, ваша команда може успішно скоригувати напрямок, в якому рухається ваша система, щоб вона знову рухалася вперед.
Впроваджуйте системні зміни
Це настільки просто, наскільки це можливо. Після того, як ви визначили місця, де ваша система управління якістю потребує змін, настав час їх виправити. Вживайте негайних заходів і виправляйте все, що потрібно. Не забудьте переглянути необхідну документацію, пов’язану з усіма змінами.
Якщо ви знехтуєте необхідними змінами, ви не зможете зареєструвати свою систему. Органи сертифікації вважають за краще, щоб записи, пов’язані з удосконаленням вашої системи управління якістю, зберігалися щонайменше три місяці.
Інтегруйте перевірки у вашу регулярну систему менеджменту та ведіть чіткий облік усього, що ви перевіряєте та змінюєте. Дуже важливо, щоб усі ваші документи були актуальними. Продовжуйте гарантувати, що результати ваших управлінських перевірок функціонують належним чином.
Крок сьомий: Реєстрація для проходження сертифікації
Ваша система управління якістю функціонує вже від трьох до шести місяців, і все здається стабільним і готовим до реєстрації. Настав час продовжити процес сертифікації, щоб офіційно отримати сертифікат ISO 9001.
Реєстраційний аудит
Ваш реєстратор проведе двоетапний аудит, щоб підтвердити, що ваш бізнес відповідає вимогам стандарту ISO 9001.
Спочатку він перевірить вашу документацію. Це може відбуватися як в його особистому офісі, так і у вашій організації. Реєстратор переконається, що вся ваша документація є в наявності і контролюється відповідно до стандарту. Якщо ваша документація не в порядку, немає жодних підстав для продовження аудиту.
Якщо всі ваші документи відповідають вимогам стандарту, реєстратор прийде до вас на підприємство для проведення аудиту ваших процесів.
Завжди є можливість провести попередній аудит, який по суті схожий на практичний аудит. Ваш реєстратор оцінить вашу систему управління якістю приблизно за шість тижнів до реєстрації та надасть вам поради щодо будь-яких коригувальних дій, які слід вжити до початку аудиту. Деякі люди вважають цю пораду безцінною для процесу реєстрації.
Вжиття коригувальних заходів
Після аудиту вам буде надана можливість виправити будь-які невідповідності, які виявив реєстратор. Вкрай важливо, щоб ви серйозно поставилися до будь-яких проблем, які не відповідають стандарту ISO 9001, і без вагань виправили їх.
Найпоширенішими невідповідностями, виявленими під час аудитів, є відсутність належної підготовки внутрішніх аудиторів, не заповнені звіти про аудит або неправильне управління ними, а також випадки, коли персонал проводив аудит своєї власної роботи.
Отримайте свій сертифікат
Ваш реєстратор проведе повторний аудит, щоб переконатися, що всі виявлені невідповідності були належним чином усунуті. Він систематично оцінюватиме всю вашу систему управління якістю відповідно до стандарту, щоб переконатися, що вона відповідає всім вимогам.
Повинні бути об’єктивні докази того, що ваша система відповідає стандарту ISO 9001 і що всі процедури виконуються. Реєстратор задокументує все це до того, як ви отримаєте сертифікат.
Сертифікація, як правило, триває три роки. Однак отримання сертифікату ISO 9001 – це ще не кінець. Ваш реєстратор буде проводити наглядові аудити один або два рази на рік, щоб переконатися, що ваша система управління якістю продовжує відповідати стандарту.
Крок восьмий: Постійне вдосконалення
Стандарт ISO 9001 вимагає, щоб сертифіковані компанії продовжували демонструвати підвищення ефективності своєї системи управління якістю. Ви завжди повинні прагнути задовольнити клієнтів, визначаючи процеси у вашій системі, які можна вдосконалити.
Впровадьте систему, яка полегшить вашій команді постійне вдосконалення. Це так само просто, як дотримуватися повторюваного чотириступеневого процесу перевірки вашої системи управління якістю.
1. Сплануйте графік проведення внутрішніх аудитів та управлінських перевірок. Переконайтеся, що всі цілі та процеси чітко визначені та зрозумілі для досягнення результатів відповідно до вашої політики у сфері якості. Використовуйте зворотний зв’язок від працівників і клієнтів, щоб визначити, де щось йде не так, і розробити план для їхнього виправлення.
2. Створіть невеликий зразок змін, які ви хочете впровадити. Перш ніж переривати потік роботи, вживаючи певних заходів, вам і вашій системі буде корисно заздалегідь переконатися в тому, що зміни дійсно працюватимуть у меншому масштабі.
3. Регулярно перевіряйте всі продукти та процеси на відповідність політикам і вимогам клієнтів. Повідомляйте про результати цих перевірок. Перевіряйте всі ключові види діяльності, щоб переконатися, що результати відповідають вимогам.
4. Впроваджуйте успішні зміни. Якщо зміна добре пройшла тестування, то настав час впровадити її в повну систему, щоб покращити її. Залучайте до змін усіх, на кого вони вплинуть. Переконайтеся, що всі зміни задокументовані і що все є актуальним і відповідає вимогам.
Впровадження ISO 9001 – це реально для вас
Впровадження таких великих змін на початку може здатися, що це все одно, що перевернути гори. Важко зрозуміти, з чого почати і в якому порядку все робити. TMS має великий досвід в впроваджені систем менеджменту. Ми завжди готові допомогти впровадити систему менеджмент ISO 9001!